A vállalatok többsége gyakran nem jelez vissza azoknak az álláskeresőknek, amelyek nem feleltek meg nekik. Számos oka lehet: időt spórolnak, nincs felesleges emberük a HR-részlegen vagy egyszerűen rosszul szervezett a személyzeti rendszerük. Ugyanakkor, a visszautasított jelentkezők az Önök cégének legnagyobb ellenségei is lehetnek. Hiszen, elmondhatják a környezetüknek, hogy nem érdemes az adott vállalathoz menni dolgozni, valamint a termékét sem érdemes megvenni.
Arról, hogyan is érdemes kialakítani egy visszajelző rendszert az álláskeresők számára úgy, hogy ne fordítsunk rá sok időt, HR-szakembereket kérdeztünk meg.
Szeretne munkát találni a HR területén, keressen állásajánlatokat a Jooble-on.
Szakértők:
Viktoria Nikitina, HR Alterra Group, a vállalat kereskedelmi ingatlanok kezelésével és fejlesztésével foglalkozik
Tatjana Kulik, a Ternopili tejgyár Zrt., a Molokija ТМ személyzeti menedzsere
Tartalom
„Ha nem adunk visszajelzést az álláskeresőnek, egy negatív vélemény alakul ki benne az adott cég vagy márka iránt. A kereső megoszthatja a véleményét másokkal, akik esetleg hozzánk jöttek volna dolgozni. Ha gyártó cégről beszélünk, akkor fennáll a veszélye annak, hogy ez a negativitás megjelenhet a vállalat terméke iránt is”, — mondja Tatjana Kulik.
Mindkét szakértőnk tehát osztja azt a véleményt, hogy mindenkinek válaszolnunk kell. Még akkor is, ha negatív visszajelzést fog kapni, így tiszteletünket fejezzük ki az adott jelölt iránt, tudatva velük, hogy tovább kell keresniük.
„Bármilyen cégnél is dolgozom és bármilyen állásra is keresek alkalmazottat, mindig igyekszem egy visszajelzést adni, — mondja Viktoria Nikitina. — Fontos építeni a munkaadói márkát, melynek a keresővel való kapcsolattartás és a visszajelzés kultúrája az egyik alapösszetétele.”
A másik oka, amiért vissza kell jelezni a nem megfelelő álláskeresőnek, hogy ne dobálják tele az e-mail fiókunkat az önéletrajzukkal. Akik nem kaptak visszajelzést, azok gyakran ismételten elküldik az önéletrajzukat, mivel úgy gondolják, hogy az nem ért célba. Ez elveszi a toborzó idejét, akinek mindig fel kell dolgoznia ugyanazt a levelet.
„Egyszer leállítottuk a toborzást az egyik hirdetésre, de a hirdetést nem vettük le. Amikor elkezdtem egy idő után feldolgozni a megkereséseket, észrevettem, hogy egy álláskereső ötször küldte be egymás után az önéletrajzát”, — emlékszik vissza Tatjana Kulik.
Lehet, hogy ez egy rossz szakember, akit sehova nem akarnak felvenni. De lehet fordítva is, azaz egy motivált ember, aki épp Önöknél szeretne dolgozni. Bármelyik eset is érvényes, ahhoz, hogy elkerüljük a hasonló helyzeteket, mindenképp érdemes értesíteni a jelentkezőt, hogy megkapták a jelentkezését, esetleg reménykedhet valamiben.
„A sormunkások többsége elég gyorsan talál munkát, — mondja Tatjana Kulik. — Általában egyszerre több cégnek is elküldik a jelentkezésüket. Oda mennek, ahol a leghamarabb behívják őket.”
Biztos abban, hogy a jelentkezőnek egy 3 napon belül érdemes adni egy visszajelzést (pozitív vagy negatív). Ebben az esetben a megfelelő jelölt eljöhet az interjúra. Aki pedig nem felelt meg, tovább folytathatja a keresést más vállalatoknál.
„Előfordulhat, olyan is, ha a toborzó nagyon leterhelt, hogy csak 7 nap múlva válaszol és az emberek már negatívan válaszolnak, mondván: „Miért nem válaszolt eddig? Nekem már nem aktuális,” — emlékszik vissza Tatjana.
Ha interjúról van szó, minden nap megpróbál válaszolni:
„Ha az álláskereső reggel volt interjún, estig igyekszem neki válaszolni. Ez nemcsak az álláskeresőnek kényelmes, de nekem is: ha sok a hirdetés, néhány nap múlva akár meg is feledkezhetek valakiről. Így estig biztos lehetek benne, hogy mindenkinek válaszoltam, aki aznap volt interjún.”
Viktoria Nikitina is azt a nézetet vallja, hogy minél gyorsabban kell visszajelzést adni az interjú után.
„A cégnél mi a gyors döntéseket támogatjuk. Még akkor is, ha nem tudok neki aznap válaszolni, igyekszem kapcsolatban maradni a jelentkezővel és értesítem a fejleményekről. Az embernek át kell tudni látnia, hogyan is zajlik egy ilyen folyamat, milyen szakaszokból áll és mikorra várható az ajánlat vagy a visszautasítás”, — mondja.
Viszont visszautasítani egy álláskeresőt szemtől szembe az állásinterjún nem szerencsés. Nemcsak a cégnek hoz negatív visszhangot, de a munkaadónak is.
„Igyekszem úgy tenni, hogy az álláskereső számára kellemes legyen az interjú. Még akkor is, ha nem felelünk meg egymásnak, a jelentkezőben pozitív vélemény marad az interjú után, így ajánlhat minket másnak, aki munkát keres,” mondja Tatjana Kulik.
„Visszautasítani szépen és toleránsan kell, mert ha esetleg vissza kell térni az adott jelölthez, az lojális maradjon a céghez, — mondja Viktoria Nikitina. — A visszautasítás normális dolog. Lehet, hogy egy adott cégbe nem felel meg, de egy másiknál Ön az ideális.”
A szakértők úgy tartják, hogy a nagyon éles és helytelen visszautasítás szintén negatív véleményt válthat ki a cég iránt. Azoknak, akik eljöttek az interjúra, de nem feleltek meg, Viktoria Nikitina mindenképp ír vagy felhívja őket. Itt az alábbi szöveget használja:
„Köszönjük, hogy idejével megtisztelte vállalatunkat. Nagyon örülök, hogy megismerhettük Önt, valamint tapasztalatát és a jövőre néző terveit.
Sajnos, tekintettel a jó benyomásra, amit a beszélgetés alatt tett ránk, más keresőkkel is tárgyalunk.
Meghagyjuk adatait a bázisunkban, hogy új pozíció megjelenése esetén felvehessük Önnel a kapcsolatot. Ha ellene van, kérem jelezzen vissza.
További sok szerencsét!”
Ez nem teljesen visszautasítás: Viktoria magabiztosan állítja, hogy néha felhívják ezeket az álláskeresőket, ha megjelenik egy relevánsabb állás számukra.
Tatjana Kulik általában így utasítja vissza a jelölteket:
„Köszönjük, hogy időt szánt ránk. Értékeltük szakmai és jellembeli tulajdonságait. Sajnos, ma nem tudunk Önnek ajánlatot tenni. Lehet, hogy a jövőben visszatérünk még Önhöz. Köszönjük, hogy megérti döntésünket és további sok szerencsét kívánunk az álláskereséshez!”
Viktoria Nikitina őszintén vallotta be, hogy előfordult már, hogy három jelöltet küldtek tovább az utolsó szakaszba, de a cég végül mást választott. Ha a jelölt tényleg megérdemli a figyelmet, s valamilyen okból nem felelt meg a cégnek, Viktoria még néha egyedül is szokott más munkaadót ajánlani.
„Ha tudom, hogy valamelyik ismerős HR-es kollégámnál van hasonló munkalehetőség, mindenképp ajánlani szoktam a keresőnek és megadom a HR-es elérhetőségeit, — mondja. — Például, ha egy jó értékesítőről van szó, de nincs tapasztalata az ingatlanok vagy a raktári logisztika terén, számunkra ez kritikus lehet. Ha részt vesz, az növeli a cégünk iránti hűséget is.”
Előfordul, hogy az embert egy kicsit meg kell tolni, hogy meggondolja magát.
„A mi részlegünk Pyrohivtsi településen, a Holosiivskyi járásban található, az álláskeresőnek sokszor kell átszállni a tömegközlekedésen, hogy hozzánk beérjen. Ha látom, hogy az ember számára ez problémát jelent, mivel Kijev másik végében él, s fárasztó lesz a közlekedés, igyekszem bemutatni az összes pro és kontrát, — mondja Tatjana Kulik. — Úgy cselekszem, hogy a jelölt még egyszer átgondolja saját döntését. Az emberek 99%-a belegondol, hogy nehéz lesz számára a közlekedés és egyedül visszautasítja az ajánlatot.”
Viktori Nikitina úgy gondolja, hogy nem szükséges minden jelöltnek személyesen válaszolni. Be lehet állítani egy automatikus üzenetet az e-mail rendszeren vagy az álláskeresői felületen, a hirdetés leírásában. Így működik ez az Alterra Group vállalatnál is, ahol Viktoria jelenleg dolgozik.
„Ezzel optimalizálhatjuk az időt és megőrizzük a vállalat arculatát. Az automatikus levél szövegében és a hirdetés leírásában érdemes megadni az önéletrajzok beérkezésének határidejét. Például, az üzenet: „ha az önéletrajza felkelti érdeklődésünket, két héten belül felvesszük Önnel a kapcsolatot,”— tanácsolja Viktoria.
Így az adott kereső tudni fogja, hogy mennyi időt kell várnia a válaszra és megérti, hogy esetleg nem fogják felhívni. Mindegyik álláskeresőt beviszünk az АТS PeopleForce rendszerünkbe. Ott található minden információ az álláskeresőről. A másik jó módszer, ha készítünk néhány sablonüzenetet az álláskeresőknek.
„Mindenféle helyzetre készítettem ilyen sablonokat. Például, ha egy releváns jelentkezőt nem tudtam elérni és a hirdetést betöltöttük, vagy a jelölt nem felelt meg stb. A helyzettől függően csak bemásolom a szöveget és elküldöm ahelyett, hogy újra és újra legépelném, — meséli Tatjana Kulik.
Azért, hogy ne veszítse el a leveleket a postán, Tatjana egyszerűen nem nyitja meg akkor, ha még nem tud választ adni az álláskeresőnek. Csak akkor nyitja meg ezeket a leveleket, ha sikerült feldolgoznia a hirdetést. Minden álláskeresőt egy Excel-táblázatba visz be, ahol feltünteti adatait és a végeredményt.
Tatjana is azt tanácsolja, hogy egy automatikus választ érdemes mindenképp kiküldeni a különböző rendszereken át. Például, a Nuwork-nél van ATS a sormunkásokra, egy chatbot az első interjúhoz, valamint egy elemzőrendszer, hogy megértsük, mely források a leghatékonyabbak a jelöltek toborzására.
„Érdemes egy olyan rendszert használni, ami megfelel a cég igényeinek, — mondja Tatjana. — Például, mi sokáig a HURMA programot használtuk, de a sormunkásoknál ez nem igazán felel meg. Érdemes többet is kipróbálni, hogy megtaláljuk a megfelelőt.”
Van még egy módszer, hogy optimalizáljuk a visszajelzési rendszerünket — Telegram chat-bot. Viktoria Nikitina cége nemsokára egy próba jelleggel elindítja ezt az eszközt. A bot felteszi az első kérdéseket a jelentkező tapasztalatáról, szaktudásáról és jellemzőiről. Az eredményeknek megfelelően válaszol, tehát, várjon-e hívást vagy interjúra meghívást a jelentkező vagy tovább keressen. Ezzel időt spórol meg a toborzó és az álláskereső is és nem hagy negatív érzelmeket.
Összegezve. Ahhoz, hogy megőrizzük a cég arculatát és ne váltsunk ki negatív érzelmeket, érdemes megfogadni ezt a néhány egyszerű tanácsot:
