Minden nagy karriernek van egy fordulópontja. Sokak számára ez azt jelenti, hogy búcsúlevelet kell küldeniük a legmélyebb hálájuk jeléül a kollégáiknak, ügyfeleiknek vagy bárkinek, akivel szorosan együtt dolgoztak a jelenlegi munkahelyükön. Ez egy érzelmes pillanat a keményen dolgozók számára. Ez megmagyarázza, miért jönnek sokan zavarba, amikor eljön az ideje, hogy végre búcsúlevelet írjanak.
Fontos, hogy a búcsúleveled semmiképp ne legyen durva. Még ha utáltad is, ahogyan a munkahelyeden bántak veled, akkor is tanácsos diplomatikusan fogalmazni a búcsúleveledben. Különösen, ha azt tervezed, hogy ugyanabban az iparágban folytatod a munkát. A búcsúlevelednek tehát hozzá kell járulnia egy egészséges szakmai kapcsolati háló kialakításához.
Szóval, új pozícióra váltasz egy másik cégnél és keresed a tökéletes témát a búcsúleveledhez? Nem tudod, hogy a két hét felmondási időről kell-e szólni a kollégáidnak vagy, hogy mikor küld el a búcsú e-mailt? Vagy búcsúlevelek sablonjaira van szükséged? Ha a fenti kérdések bármelyikére igen a válasz, ebben a cikkben minden információt megtalálsz, amire szükséged van a helyes döntéshez. Olvass tovább, hogy többet is megtudj ezekről a dolgokról.
Tartalom
A sok tényező közül az egyik, amely megnehezíti a munkahely elhagyásának a folyamatát, hogy nem tudjuk, mikor kell a búcsúlevelet elküldeni. Ha túl korán küldöd el, akkor az utolsó munkahelyi napjaidban ellenségként kezelhetnek. Ha túl későn, akkor bezárhatod az ajtót minden olyan szakmai kapcsolat előtt, amely a jövőbeni fejlődésed és lehetőségeidnek a mozgatórugója lehet. Az időzítésnek kifogástalannak kell lennie.
Mivel az időzítés nagyban befolyásolja, hogy a búcsúüzeneted hogyan hat a kapcsolatokra, a folyamatban lévő projektekre és az átmenet folyamatára, ezért figyelned kell arra, hogy olyan időpontot válassz, amely megfelel a számodra. Valójában nem létezik olyan időpont, amely mindenki számára megfelelő. Számos tényező játszik szerepet annak meghatározásában, hogy mi a tökéletes időpont a búcsúüzenet elküldésére. Az alábbiakban néhányat ezek közül részletesebben is kifejtünk.
A közeli barátoktól, kedves munkatársaktól és ügyfelektől való búcsúzás megfelelő időpontjának kiválasztása a következő tényezőktől függ:
„Egy italt nyitva vagy őrizetlenül hagyni egy új üveg felbontása előtt ostobaság.” Ugyanez mondható el arról is, ha egy régi munkahelyről egy új munkahelyre költözöl anélkül, hogy számba vennéd a jelenlegi munkahelyeden végzett projektjeid és fontos személyes eredményeid. Ha van egy projekt, amelyhez szükség van a szakértelmedre, egy közelgő esemény, például egy kolléga születésnapja, vagy bármilyen más fontos mérföldkő, amelyet még nem teljesítettél, akkor ez nem a megfelelő alkalom arra, hogy elbúcsúzz, kifejezd a hálád, vagy megírd a búcsú e-mailed.
Az érzelmeket a legnehezebb mérni. Ezért némi munkát és odafigyelést igényelhet annak meghatározása, hogy mikor érdemes búcsú e-mailt küldeni a kollégáknak.
Nagy különbség lehet, ha olyan időpontot választasz, amikor te és a barátod érzelmileg készen álltok a búcsúlevél elküldésére. Néha ehhez szükség lehet egy alternatív elérhetőségi cím megadására, amely érezteti velük, hogy még mindig az életük része vagy.
Egy olyan időpont kiválasztása, amikor mindkét fél elérhető és érzelmileg készen áll a búcsúlevél megírására, könnyebbé tehető, ha a búcsúzáshoz a csapatmegbeszéléseket vagy bármely tervezett összejövetelt használod ki. Ez biztosítja, hogy mindenki jelen legyen.
Általánosságban elmondható, hogy a búcsút két héttel az utolsó munkanap előtt a legjobb megejteni és sokaknál jól működik. Ez zökkenőmentesebbé teszi az átmenetet és a legtöbb esetben segít maradandó benyomást kelteni.
Ahogy azt már kitalálhattad, minden nagyszerű búcsúlevélnek jól kell felépülnie. Ez nem csak az etikett miatt fontos hanem azért is, mert segít kifejezni azokat a felbecsülhetetlen értékű tapasztalatokat, amelyeket a jelenlegi munkahelyének köszönhet. Most nézzünk meg egy általános szerkezetet, amelyet használhatsz a búcsúleveledhez.
Tekintettel a búcsú e-mail fontosságára, nem engedheted meg magadnak, hogy megfelelő üdvözlés nélkül kezd. Amikor az ügyfeleket szólítod meg egy búcsú e-mailben, fontos, hogy professzionális, de mégis meleg hangnemet használj.
A következő lehetőségek bármelyikével kezdheted:
A „Minden jót kívánok” és a „Melegséggel a szívemben” nagyszerű szavak, amelyekkel búcsúlevelet lehet zárni, hogy maradandó benyomást kelts.
Amikor a háládat fejezed ki a munkahelyeden kapott együttműködési lehetőségért, kiemelhetsz néhány kulcsfontosságú hozzájárulást és eredményt. Röviden leírhatod, hogy a rendíthetetlen támogatás és együttműködés hogyan járult hozzá a csapat sikeréhez és hogy mennyire élvezted a kollégáiddal és az ügyfelekkel való közös munkát.
Bár a búcsúlevelének a célja, hogy megmutassa, hogy élvezted az ügyfelekkel való együttműködést, mégis hivatalos búcsúlevélnek kell lennie. Az üzleti világban mindent szakszerűen kell csinálni.
Arra kell törekedned, hogy egyensúlyt teremts az érthetőség, a szakmaiság és a pozitivitás között. Ez nyilvánvaló lesz az általad választott tárgysorból, a hangnemből és a búcsúlevél stratégiai szempontból fontos elemeiből. Ezek lehetnek személyes elérhetőségek, személyes e-mail cím, vagy olyan kulcsfontosságú gondolatok, amelyek hozzájárulhatnak a vállalat további sikeréhez a távozásodról szóló döntésed után. Íme néhány tipp, amelyet hasznosnak találhatsz:
Amikor búcsúlevelet írsz, írd meg a felmondás okát is. Ez segít biztosítani a szükséges és zökkenőmentes átmenetet. Nem szabad azonban túl sok személyes információt felfedned az ügyfél előtt. Íme egy búcsúlevélminta, amelyet használhatsz.
Tárgysor: Köszönöm a “pozíció címe” pozícióban való munkavégzés lehetőségét.
Tisztelt „az ügyfél/kolléga/munkáltató neve”!
Remélem, ez a levél jó egészségben találja Önt. Elképesztő, milyen messzire jutottunk és mennyi mindent elértünk együtt, én a „munkakörömben”, Ön pedig az „ügyfél szerepében”. Sajnos, az utam a vállalatnál itt véget ér, mivel a [munkakörének megnevezése] cégtől a [jelenlegi vállalat/szervezet] céghez költözöm.
Szeretném kifejezni legmélyebb hálámat az együttműködésért, a bizalomért és a támogatásért, amelyet a partnerségünk során tanúsítottak. A csapatunkba vetett bizalmuk felbecsülhetetlen értékű volt, és nagyra értékeltem minden közös sikeres vállalkozásunkat.
Bár szomorúan távozom a pozíciómból, a „cégnévben” betöltött új szerepem fontos következő lépés a karrieremben.
Szeretném hangsúlyozni, hogy hálás vagyok a lehetőségért, hogy együtt dolgozhatunk és hozzájárulhatunk az Ön/Önök sikeréhez. Szép emlékekkel és mély hálával távozom együttműködésünkért, és további sok sikert kívánok Önnek/Önöknek minden jövőbeli törekvésükhöz.
Üdvözlettel
[A neved]
[Az elérhetőségeid/személyes e-mail címed]
A fenti búcsú e-mail sablon remek példa arra, hogyan adhatsz rövid magyarázatot vagy kontextust arra, hogy miért hagyod el a vállalatot egy új munkahelyért. Ez a forgatókönyv azonban nem mindenkinél fog működni. Ha más okból vállalsz új munkát, vagy más városba költözöl, ezt is meg kell említened. Fontos, hogy őszintén beszéljen róla.
Ha kiemeled a vállalatnál töltött idő alatt elért eredményeid és a vállalathoz való hozzájárulásod, megkönnyíti a munkáltató vagy az ügyfél számára, hogy felidézze azokat a nagyszerű emlékeket és pillanatokat, amelyeket szakmai életében megosztottál velük. Ez így nézhet ki:
„Az együtt töltött idő alatt jelentős sikereket értünk el. És a közös utunkról való elmélkedés néhány pillanatot különlegessé tesz. Íme tehát néhány kulcsfontosságú eredmény és hozzájárulás, amelyek sikeres partnerségünket tükrözik.”
Emeld ki az olyan konkrét projektek sikeres befejezését vagy jelentős eredményeit, amelyek jelentős értékkel bírnak az ügyfél számára. Az eredményeket adott esetben számszerűsítheted is, bemutatva az együttműködésetek által lehetővé tett fejlesztéseket, a hatékonyság javulását, stb.
A búcsúlevél megírása sokaknak nem okoz gondot. A kihívást az jelenti, hogy elismerd, hogy az ügyfeleid is hozzájárultak a sikereidhez. De ez valójában egyszerű és ez jelentheti a különbséget egy önző búcsúlevél és egy diplomatikus/professzionális búcsúlevél között.
Miután távozol, a vállalat nem szűnik meg létezni, ahogyan az ügyfelek igényei sem. Ezért meg kell beszélned a következő lépéseket és aktívan részt kell venned az átadási-átvételi folyamatban. Ez segít felkészíteni a kollégáidat is arra, hogy mire számíthatnak, amikor átveszik az irányítást. Bizonyos esetekben szükség lehet arra, hogy betanítsd őket és megnyugtasd az ügyfelet, hogy törődik velük.
:Egy búcsú e-mailben, amely arról kér információt, hogy ki fogja az ügyfél ügyeit intézni, a következőket írhatod:
„Szeretném biztosítani Önöket arról, hogy az átállási folyamatot nagy gondossággal kezeljük, hogy a folyamatban lévő projektjeinket csak minimálisan érintsük. Kollégáim és én elkötelezettek vagyunk a zökkenőmentes átmenet biztosítása mellett, hogy az Önök igényei és elvárásai továbbra is teljesüljenek.
A továbbiakban a [kolléga neve/csapat] lesz az Ön új kapcsolattartója a folyamatos támogatással vagy kérdésekkel kapcsolatban. Őket a [elérhetőség] címen érheti el.
Őszintén hálás vagyok a lehetőségért, hogy együtt dolgozhatunk és hozzájárulhatunk az Önök sikeréhez. Nagyszerű emlékekkel és mély hálával távozom az együttműködésünkért.”
Mivel az átmenetben való segítségnyújtás hozzájárul ahhoz, hogy az ügyfél igényei folyamatosan teljesüljenek, aktív szerepet kell vállalnod az utolsó napon, hogy biztosítsd, hogy minden követ megmozgatnak.
A munkáltató és az ügyfél megnyugtatása arról, hogy Te mindig elérhető vagy, segíthet enyhíteni az értékes alkalmazott elvesztésének csapását. Nincs is jobb módja ennek, mint olyan elérhetőségek és információk megadása, amelyekkel elérhető maradsz a további kommunikáció esetére is.
Ha személyes elérhetőségi adatokat kívánsz megosztani a búcsú e-mailben, itt van az, hogy hogyan kell ezt megtenni.
„Szeretném biztosítani, hogy a kommunikációs vonalaink a későbbiekben is nyitva maradjanak. Kérem, ne habozzon közvetlenül kapcsolatba lépni velem bármilyen további érdeklődéssel, jövőbeli együttműködéssel vagy csak a kapcsolattartás érdekében. Itt vannak az elérhetőségeim:
E-mail: [Az e-mail címed].
Telefon: [A telefonszámod]
LinkedIn profil: [a LinkedIn profilodnak az URL címe]”
A pozitív befejezés az egyetlen módja annak, hogy nyitva hagyjuk az ajtót a jövőbeli erőfeszítések, együttműködések és lehetőségek előtt. Még egy nagyszerű főrész ellenére is szükség van pozitív következtetésekre, amelyek az ügyfél megnyugtatásával és a vállalatnál töltött utolsó napod lelkesedésével zárják a búcsúüzenetet.
A búcsúzást általában a jövőre vonatkozó kívánsággal fejezheti be. Búcsúüzenetednek ez a része az ügyfél jövőjével kapcsolatos támogatásodnak és bátorításodnak őszinte kifejezésére szolgál. A pozitív kilátásokat hangsúlyozva nyitva hagyod az ajtót jövőbeli együttműködésre vagy a további kommunikáció előtt. Kérjük, figyelj oda arra, hogy a nyelvezete és a hangneme őszintén tükrözze az ügyfél jövőjével kapcsolatos jókívánságaid és érzéseid.
A búcsúlevélnek általában elgondolkodtatónak és hálásnak kell lennie. Ennek oka az az érzelmi hatás, amelyet a munkáltatóra gyakorol. Ez arra is ösztönözheti, hogy hálás hangnemet használjon, amikor visszaír neked. Ez udvariassági kérdés.
Több álláshirdetés, kevesebb felesleges interjú
